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Feliz Dia de laa Madres

Un Feliz dia a todas las mujeres que son madres y las que en un tiempo tambien lo serán. Dios las ilumine en tan maravillosa experiencia.

CÓMO CONSTRUIR UNA PONENCIA

Definición:

“La ponencia es una dinámica (Comunicativa) en la cual el ponente hace una presentación, comunicación o propuesta sobre un tema concreto el cual, muchas veces, se somete al examen y resolución de una asamblea”.

Pasos previos:

Conocer suficientemente el tema que va ha comunicar
Tener suficiente tiempo para prepararlo
Disponer del adecuado soporte en marcos referenciales
Tener los objetivos claros de lo que se va a comunicar

Estructura de la ponencia:


Título: Permite realizar una ubicación temática al ponente y al público.

Resumen (abstrac): Síntesis del trabajo que se elabora en un rango entre 200 y 500 palabras.

Introducción: Tiene como objetivo principal el atraer la atención de la audiencia y preparar el camino al mensaje principal. El ponente debe utilizar la Introducción para cautivar el interés de los oyentes y darles una visión del tema que lo haga atractivo. Dar a los oyentes la información que juzgue necesaria a fin de que puedan entender bien el cuerpo de doctrina que se expondrá a continuación.


Contenido: Se desarrolla la propuesta en sí, hilando los componentes teóricos con las observaciones realizadas, resaltando la pertinencia de lo expuesto con relación al objetivo central que guía el trabajo. Se debe evitar múltiples enumeraciones particulares o anecdóticas, se recomiendan las generalizaciones y ejemplos pero concretos. Se trata en esencia, de atenerse a lo más importante y recalcarlo.

Conclusiones: Conviene indicar a los oyentes cuándo se ha entrado en la recta final, cuándo se ha iniciado la conclusión. En la conclusión se incluirán frases breves y sucintas que resuman lo expuesto, digan por qué es importante y qué aplicación práctica tiene. Las conclusiones deber corresponder a los objetivos o preguntas mencionadas en la Introducción.


Nota: una ponencia que plantee avances de trabajos de investigación, de proyectos de impacto a la comunidad o de resultados de observaciones sistematizadas, debe contener unos referentes teóricos acordes a las temáticas abordadas. Se citan siguiendo las normas Icontec para este caso, en pie de página en el trabajo escrito e igualmente se consolidan al final en los referentes bibliográficos.

CADENAS DE ABASTECIMIENTO

CADENAS DE ABASTECIMIENTO
¡COOPERAR O MORIR!

Resumen
Generar valor, es el reto del siglo XXI, por tanto todas las organizaciones apuntan al desarrollo de estrategias que les permitan cumplir este cometido y a la vez volverse competitivas. No es una tarea fácil y mucho menos para empresas pequeñas, por lo tanto la cooperación se convierte en una herramienta que ayuda a la formación de Cadenas de abastecimiento que les permiten competir entre cadenas y enfrentarse al mundo. En consecuencia, el presente artículo hace una aproximación teórica sobre el concepto de cadena de abastecimiento y sus componentes e incentiva a los lectores a profundizar más sobre el tema.

Abstract
The challenge on the 21st century is to generate value, that’s why all organizations aim to develop strategies to allow then to comply with this commitment and at the same time become competitive. It is not an easy task and much less for small companies, therefore cooperation becomes a tool to help in the formation of chain supply establishments that allow competing with other chain stores and confronting the world. In consequence the present article makes a theoretical approximation to the concept of chain establishments and its components and stimulates the reader to enter more on the theme.

Introducción

Uno de los desafíos fundamentales de estos tiempos es lograr el crecimiento de las empresas a través de la prestación de un buen servicio, ya que la calidad y el precio día a día se tornan más indiferenciados, por lo tanto la competitividad tiene que apuntar hacia otras estrategias como el servicio.

Es necesario resaltar la importancia de la utilización de las cadenas de suministro, como una estrategia competitiva en el entorno cambiante, dinámico y global en que se encuentran inmersas todas las organizaciones. Por lo tanto los retos a que se ven abocadas son de gran magnitud y bastante complejos, lo que implica una coordinación y cooperación en sus actividades conducentes a la utilización de cadenas de abastecimiento como herramienta competitiva.

Lo más importante es el reconocimiento y la concientización que deben adquirir los empresarios con respecto a las cadenas de abastecimiento y enfatizar su utilización para lograr disminuir los costos de transacción que se generan al realizar la entrega de los productos a los clientes. Si se logra establecer su correcta administración con la participación activa y abierta de todos sus miembros, se logra el cometido inicial de lograr competitividad y por ende generar valor.

En vista de esta situación, el presente documento plantea en primer lugar el concepto de cadenas de abastecimiento, seguidamente se trata de establecer el por qué de una cadena y se continua resaltando los principios que se manejan en una cadena de abastecimiento para lograr su funcionamiento exitoso, seguido se enuncian algunos de los requisitos que requieren las compañías que pretenden hacer parte de una cadena y se finaliza explicando la forma en que se trabaja este modelo de integración y enunciando algunas barreras que se pueden presentar para el establecimiento de las mismas, y no podía faltar el citar algunas de nuestras empresas que se encuentran participando en una cadena de abastecimiento.

Cadenas de abastecimiento

A través de los años los clientes se han vuelto más selectivos y exigentes al momento de la compra, ya no solo quieren un buen precio, sino que han entrado en juego otra serie de factores al momento de la decisión. Debido a ello, las empresas han empezado a desarrollar estrategias que permitan lograr la conquista de esos clientes y a la vez satisfacer sus necesidades.

Desde hace unos años la logística se ha presentado como una herramienta que ha permitido la disminución de los costos por factores como el abastecimiento y la entrega, pero ésto no ha bastado para satisfacer a los clientes. “La presión de los clientes es cada vez más implacable” (Marth y Bovet, 2000, p.1).

Por tanto las empresas se ven abocadas a salir de los modelos tradicionales y recurrir a nuevas herramientas que la lleven a “mantener las R´s...Retener el cliente con un buen servicio, Regreso del cliente, Repetir la compra, Recompensas al cliente, Refinanciar la página” (Amece, 2000), ésta última no solo para las empresas virtuales, sino para todas, ya que las que no posean un lugar de contacto a través de Internet, estarán perdiendo un gran potencial de mercado a nivel global.

Dentro de las nuevas herramientas que utilizan las empresas, se deben trabajar elementos como “...diferenciar sus productos de los de la competencia, incluyendo múltiples aspectos del servicio, y responder más rápidamente que la competencia...” (Prida y Gutiérrez, 1996, p.159). Esto se da como consecuencia de la rapidez en las entregas exigida por los clientes, ya que se presenta la homogenización en cuanto a calidad y precio, o en muchas ocasiones los consumidores, prefieren pagar un poco más pero poder tener el producto o servicio en el momento y lugar adecuado.

Esta situación se presenta como consecuencia del establecimiento de políticas de disminución de los niveles de stock en las empresas para evitar gastos de almacenamiento, deterioro de las materias primas o mercancías y estancamiento del dinero (pérdida de valor adquisitivo) al tener grandes inversiones en materia prima o mercancías. “De tal manera que hoy los negocios reciben productos específicos dos veces, e incluso tres, por semana, en lugar de una vez, como era tradicional” (Proffitt, 1997, p.154).

Factores como estos son justamente los que hacen que los empresarios adopten estrategias que les permitan a las organizaciones competir en el mercado ofreciendo más beneficios a los clientes, con políticas que les permitan cumplir con propósitos específicos de competitividad, por tanto deben realizar, “... la planificación y ejecución de las medidas necesarias para la formación y funcionamiento óptimos de los flujos de materiales, de información y de valor que garanticen el aprovisionamiento, desde el mercado de suministro, del sistema logístico contribuyendo a que éste logre un elevado nivel de servicio al cliente y bajos costos” (Gómez y Acevedo, 2000, p.23)

Teniendo en cuenta todos estos elementos, se puede establecer que una cadena de abastecimiento, es: un proceso integrado, de actividades entre compra-producción-distribución y servicio al cliente (desde el proveedor del proveedor hasta el cliente del cliente), de manera transparente e integrada, propendiendo por balancear la demanda con la oferta, con la implementación de controles y una red de información de dos vías y alta capacidad de crear valor a todos los participantes, lo que la convierte en parte esencial de cualquier empresa exitosa. (Standing, La Londe, Tan, 1996, P. 132-133); (Marth y Bovet, 2000, p.14); (Proffitt, 1997, p.154); (La Londe, 2000, p.56).

De ahí que la interacción entre todos los miembros de una cadena de abastecimientos (Proveedor-organización-cliente) deben extenderse (agua hacia arriba y agua hacia abajo) de forma que involucre a todos los participantes de las actividades que harán de la formación de la cadena de abastecimiento una herramienta que genere valor y por consiguiente convierta a la organización en competitiva en el medio en que desarrolla sus actividades.

Teniendo en cuenta estos elementos, la cadena de abastecimiento se convierte en un elemento esencial para las empresas exitosas que cumplen una función como es “servir a la demanda a través de proporcionar productos y servicios de calidad, con servicio y eficiencia que sean competitivos en el mercado” (Lozano, 2003, p.11). De no ser así la organización dejará de ser competitiva y no podrá generar valor como es su cometido.

¿Para qué una cadena de abastecimiento?

“En los negocios hay 2 momentos críticos, cuando el cliente va a comprar el producto y cuando lo usa. La primera es responsabilidad de la cadena de abastecimiento, la segunda de marketing e investigación y desarrollo.”(D’angelo, 2004, p.1). Por tanto se pretende que los clientes adquieran la mayor cantidad de productos que nuestra empresa ofrece. Para ello, a los clientes hay que cautivarlos y una buena manera, es ofertando lo que ellos quieren, como lo quieren y donde lo quieren.

Por tanto el hecho de pertenecer a una cadena de abastecimiento, proporciona las herramientas necesarias para satisfacer las necesidades de los clientes y obtener ganancias en la realización de la actividad que desarrolla la compañía. Ahora se identificarán los beneficios que puede adquirir una compañía al pertenecer a una cadena de abastecimiento:

Reducción de costos
Para poder obtener este beneficio, se requiere primero que todo, el análisis de las actividades que se están desarrollando en el momento por parte de la organización que quiere ingresar a la cadena de abastecimiento. Un factor importante a tener en cuenta es lograr identificar que proceso es el que le resulta más costoso a la compañía, para enfilar todos sus esfuerzos hacia esta operación. “El análisis de los costos en función de las actividades, o “ABC”, es una buena herramienta. También pueden asignarse los costos por canal o por cliente.” (La Londe, 2000, p59).

Los stocks de inventarios también requieren de un análisis para poder determinar si se están manejando los niveles adecuados o si representa un valor alto para la compañía. Otro factor de medición importante es “la velocidad; es decir, el tiempo transcurrido entre la generación de una orden y la correspondiente entrega del pedido al cliente” (La Londe, 2000, p59). No se puede olvidar que este elemento, es fundamental en la cadena de abastecimiento, ya que es un factor diferenciador que permite competir en el mercado.

También es determinante el estudio de la eficiencia generada por el proceso en términos financieros ya que representará la efectividad en términos de dinero – cash to cash -.

“Medición de rendimientos y consecuencias financieras

Medida de la operación Medición financiera
Valor del inventario ↓ ↓ Activos actuales
Días de stock ↓ ↓ Capital de trabajo
Rotación inventario ↑ ↓ Capital de Trabajo
Costos producción y materiales ↓ ↑ Margen de contribución
% Defectos ↓ ↑ Margen de contribución
% Entregas a Tiempo ↑ ↑ Ingresos
Tiempo desarrollo ↓ ↑ Ingresos
Tiempo entrega proveedor ↓ ↓ Capital de trabajo

Tabla No. 1.
Tomado de: Administración de la cadena de abastecimiento II. Ing. Pedro del Campo. Universidad del CEMA.”

De igual manera se debe establecer la disminución de los costos de los procesos, debido a la mejora en la eficiencia de estos, ya que con la utilización de procesos conjunto y la cooperación de todos los miembros de la cadena de abastecimiento, se pretende lograr uno de los propósitos fundamentales de la misma.

Igualmente la reducción de los costos de compras debido a la eliminación de intermediarios, se presenta como una ventaja favorable para todos los miembros de la cadena, que permite no solo adquirir los productos que cada uno presente en su portafolio, sino que también permite la interacción con los proveedores de sus proveedores, ampliando la cadena o utilizando alguno de los miembros de la cadena sin que éste se convierta en intermediario, ya que solo dará información y no tendrá que realizar ninguna actividad adicional para la adquisición de los productos por parte de un miembro de la cadena.

Como consecuencia vemos que se presenta otra ventaja, que reduce costos, como es la ampliación del número de proveedores potenciales. Al no existir los intermediarios y conocer las fuentes de abastecimiento primarias, se puede obtener una amplia gama de oferentes de los productos que se demanden en el momento por el mercado, a la vez se disminuye el tiempo de aprovisionamiento, ya que llega el producto adquirido directamente del oferente primario, lo que permite menos costos de transacción, y de hecho menor tiempo de entrega de los productos, lo que beneficia a la cadena porque se reducen también los tiempos de entrega hacia los clientes.

Generar valor
Unos de los propósitos fundamentales de las cadenas de abastecimiento, es la generación de valor, tanto para el cliente, como para la compañía y esto se tiene que ver reflejado en la decisión de compra – por parte del cliente - y el beneficio obtenido por los miembros de la cadena. “Los procesos son los que adicionan valor a los clientes y no las tareas por si solas.”(Acero, 2003, p.10).

Este factor tiene que estimular a las empresas para que deseen pertenecer a una cadena de abastecimiento, es decir, inducir a la integración, y cooperación ínter empresarial con el ánimo de lograr beneficios que generen valor agregado a las compañías, y de igual manera las convierta en competitivas, gracias a la alianza realizada. Por medio de los sistemas de “información precisa sobre el estado del proceso de compras y del proceso de distribución a clientes” (Leiva, s/f, p.12) se pueden obtener muchos beneficios en cuanto a la compra de inventarios, fabricación y transporte, entre otros que harán que se genere valor en las operaciones de la organización.

Maximización del servicio
Como ya se ha establecido anteriormente, las empresas ya no compiten por precio y/o calidad, sino que el tiempo de entrega es el que se ha convertido en la meta de estos tiempos para las empresas. De allí la importancia de pertenecer a una cadena de abastecimiento, que a través de la COOPERACIÓN mutua logre reducir en gran medida el tiempo de entrega, obviamente, acompañado de los factores básicos de cada producto o servicio. “Solo sobrevivirán cadenas que logren imprimir mayor velocidad en productos, información, dinero y toma de decisiones racionales.” (Acero, 2003, p.10)

Una manera muy adecuada de maximizar el servicio, es gracias a la utilización de prácticas y herramientas como:
“- La codificación estándar de productos y servicios
- El intercambio electrónico de documentos, EDI
- Proyectos como ECR, Excelencia Logística y trazabilidad
- Estudios de benchmarking y ABC costing en logística
- Prácticas como Cross docking, Entregas certificadas, Paletización
- Nuevos enfoques como el Category Management y CPFR
- CabasNet, Catálogo Electrónico de Productos” (IAC,2005)

Estas herramientas han sido establecidas para poder operar de manera exitosa una cadena de abastecimiento. De hecho que no solo con buenas intenciones se logra el éxito empresarial, requiere de la participación activa de todos sus miembros y la aplicación de las herramientas necesarias para poder desarrollar las actividades en forma adecuada y que así mismo pueda cumplir con su cometido.

Dar cumplimiento a las normas ambientales
Las normas ambientales, hoy en día se han convertido en una necesidad inminente para toda actividad, gracias a la concientización que se ha logrado para la conservación de los recursos naturales.

Las cadenas de abastecimiento, no están exentas de esta situación, por lo tanto están involucrando dentro de sus actividades logísticas varios de los siguientes factores:
“- Reciclaje para la reducción de insumos vírgenes
- Retorno de envases y embalajes
- Manejo de materiales y residuos peligrosos
- Recuperación de recursos o residuos industriales
- Recuperación o desmantelamiento de equipos.” (Sarache, 2005, notas de clase)

Todo esto con la tendencia de ser más competitivos en el mercado, tener aceptación en todos los mercados internacionales y sobre todo ayudar en la conservación del medio ambiente para que favorezca todas las actividades en el futuro y se conserve mejor el habitad natural.

¿Cuáles son los principios que se deben manejar en una cadena de abastecimiento?

Colaboración
La colaboración es parte fundamental en toda relación conjunta que se establezca, por tanto este principio se vuelve fundamental al momento de realizar negociaciones en una cadena de abastecimiento. Cuando el empresario A revela toda la información de sus costos, proveedores, manejo de información y clientes en una mesa de trabajo donde se encuentras B, C, y D, y por su parte las otras empresas también develan todas sus estrategias de negociación, se establece que existe un mismo propósito, el cual es brindar colaboración para mejorar los procesos que se realicen en todas las organizaciones involucradas en el proceso de formación de una cadena de valor.

No hay que olvidar que la colaboración es una actividad permanente que requiere la cadena de abastecimiento. “No es solo intercambiar información transaccional vía EDI o Internet. Colaboración requiere de un nivel muy alto de confianza para compartir objetivos, planes, pronósticos, métricas, recursos, educación, entrenamiento, información y ganancias con todos los integrantes de las cadenas de abastecimiento”. (Acero, 2003, p.10).

Un aspecto clave, se establece al determinar que esta actividad no solo “Se enfoca en los niveles estratégicos, tácticos y operativos. La Colaboración apunta a enlazar los integrantes de la cadena de abastecimiento, integrando los procesos de planificación y decisión a través de la organización. La colaboración debe existir continuamente, especialmente cuando las cosas no marchan bien”. (Leiva, s/f, p. 6)

Es importante determinar los tipos de información a compartir :” a) Nivel de inventarios, b)Información de ventas, c) ordenes de compra, d) ASN (Advance Shipping Notices), e) Receiving Labels f) Estatus de pedidos para tracking, g) Planificación de la producción y de los despachos.” (Leiva, s/f, p.12), para que exista claridad en las relaciones que se establecen dentro de la cadena de abastecimiento e igualmente se elimine la duplicidad de funciones y se pueda reducir costos y disminuir el tiempo de entrega.

Además la colaboración requiere de ciertos incentivos, ya que es el trabajo de muchos años el que se está enseñando, pero la integración que se pretende con el establecimiento de la cadena de abastecimiento comprende también el establecimiento de alicientes que promuevan esta actividad. “ Los incentivos de colaboración deben ser definidos en forma correcta, para todos los miembros, de tal forma de integrar de buena forma la supply Chain. El incentivo requiere de una definición cuidadosa para que los riesgos y beneficios de la integración sean compartidos en forma equitativa”. (Leiva,s/f,p.12)


Coordinación
Por su parte, la coordinación es fundamental en las actividades que se desarrollan en una cadena de abastecimiento. Cuando se trabaja con varios miembros en una organización se considera fundamental la coordinación para poder cumplir con las funciones establecidas, por tanto en la cadena de abastecimiento se vuelve más perentoria su utilización para poder manejar la información que se requiere y todos los flujos que se manejan en torno a la cadena.
Por tanto es importante determinar los flujos en donde se requiere la coordinación. “Se considera la gestión de flujos en tres dimensiones, relacionados y simultáneos:
1. El Flujo físico, esto es, el abastecimiento, fabricación y distribución de materias primas, componentes y productos terminados desde proveedores a empresas intermediarias (brokers), hasta la entrega del producto terminado al cliente final.
2. El Flujo de información, hacia arriba (upstream) y hacia abajo (downstream) en la cadena, facilitando mediante el uso de las tecnologías de información.
3. El Flujo financiero, con las transacciones de cobros y pagos, muchas de ellas realizadas hoy vía Internet.” (Leiva, S/F, p. 4)

Integración
No hay que olvidar que no todas las empresas consideran la integración como la manera más adecuada de generar valor, aún conociendo ejemplos claros como lo presenta Christopher, al decir: “... en muchas industrias el concepto de proceso de integración ha sido un cambio significativo en el camino, en donde muchas compañías manufactureras al oriente de Europa han cambiado para fragmentar, basado en la cadena de abastecimiento” (Christopher, p.231).

Pero es indiscutible que la integración promueve la realización de muchas actividades que hacen que las empresas se vuelvan competitivas en el mercado y por ende, se deben implementar en todos los niveles de la organización. A continuación se presentan las integraciones que se requieren en una cadena de abastecimiento, según Acero:

1. “La integración funcional de las actividades de compras, manufactura, transporte, manejo de inventarios y almacenamiento
2. La integración espacial a lo largo de la dispersión geográfica de proveedores, fábricas, centros de distribución y clientes
3. La integración Inter-temporal de las actividades de planeación estratégica, táctica y operativa en cada empresa y en conjunto de cada cadena.
4. La integración empresarial que comprende los planes de cadena de suministro como tal, los planes de mercadeo y ventas y los planes financiero.” (Acero, 2003, p.8)
Si se logran establecer estos niveles de integración se garantiza en gran proporción el buen funcionamiento de la cadena de abastecimiento.

Transparencia
En toda relación comercial, la transparencia es la garantía que se le brinda a los participantes que las operaciones que se realizan son convenientes para todos. Cuando existe transparencia hay claridad en las negociaciones y se puede avanzar sin temor alguno, y como consecuencia se da la colaboración, cooperación y se promueve la integración.

Por consiguiente se considera la transparencia como el eje engranador de los otros principios fundamentales en las relaciones de la cadena de abastecimiento, lo que hace que se promueva en todas las relaciones que se den, para garantizar el buen funcionamiento de la cadena. “Y como la transparencia requiere que todos los que participan en el sistema de suministro de la compañía, incluyendo a los proveedores y distribuidores externos, la puedan “ver” completa, de arriba abajo, lo que se logra es aumentar la satisfacción del cliente”. (Standing, La Londe y Tan, 1996, p.133)

¿Qué requisitos se necesitan para acceder a una cadena de abastecimiento?

Principios
Si se desea ingresar a una cadena de abastecimiento, se debe estar dispuesto a poner en práctica los principios de colaboración, cooperación, integración y trasparencia, adicionalmente se deben manejar estos principios como propios al interior de la organización, deben ser fundamentales en la cultura organizacional de la compañía porque así se garantiza que no habrá intentos por infringir las normas establecidas para el manejo de la cadena de abastecimiento.

Autodiagnóstico del empresario
¿Cómo está planteada la estrategia logística de su empresa? Es importante responder ésta pregunta antes de tomar la determinación de ingresar a una cadena de abastecimiento, ya que no basta con el deseo, sino que se tienen que cumplir con determinadas características que permitan a la organización llegar a la cadena de abastecimiento ofreciendo algo y con la capacidad de responder con todas las exigencias que se dan en cuanto a manejo de información, manejo de materiales y recursos financieros. Para ello la IAC, tiene establecido un modelo referencia para diagnosticar empresas, con el cual se caracteriza la organización y diagnostica la verdadera situación de la compañía en cuanto al manejo logístico.

“Para diseñar una estrategia logística, se deben responder varias preguntas para saber cual es el estado de la logística de una empresa. Algunos puntos que hay que tener claros son: ¿Cómo influyen los bienes, el dinero y las decisiones desde mis productores y hacia mis clientes?, ¿en qué contexto me muevo?, ¿cuál es el grado de integración o colaboración con las empresas con las cuales tengo relaciones? ” (Bedoya, 2002)

Parte del diagnóstico que debe realizar una compañía también debe tener elementos que la ayuden a identificar las posibles fallas que posee como son:
“1. Identificar donde están los errores
2. Mejorar los servicios o productos que se ofrecen
3. Definir parámetros de desempeño
4. Detectar áreas de oportunidad
5. La filosofía gerencial enfocarla al cliente.
6. Aprovechar mejor la información
7. Atraer a los clientes con valores agregados” (AMECE, 2000, p.1)

No se puede olvidar que la tecnología es un gran apoyo al desarrollo de la logística y las compañías deben realizar inversiones al respecto, lo que las hace más productiva y les permite entrar a formar parte de una cadena de abastecimiento. “En la actualidad se utiliza software para el manejo de todas las variables de la cadena de abastecimiento y maneja: planeación de demanda y de venta, planeación maestra, distribución, transportes, manufactura y manejo de ordenes o pedidos”. (Frías, 2001, p.2)

Características de las empresas que van a integrar las cadenas de abastecimiento

Procesos unificados y estandarizados
Como se ha planteado, las organizaciones deben cumplir con ciertos requisitos que les permitan interactuar en igualdad de condiciones dentro de la cadena de abastecimiento, por ello es importante que tengan sus procesos unificados y estandarizados (por escrito), que garanticen el cumplimiento de las actividades, de una manera uniforme durante todo el proceso.
El establecimiento de estos parámetros, se da porque dentro de la cadena se realizan controles que hagan que día a día se mejoren los procesos y por ende la competitividad. Para controlar los procesos se desarrollan mediciones para la cadena de abastecimiento.”“LO QUE NO SE MIDE, NO SE ADMINISTRA”, por tanto al medir es posible tener control y entendimiento de los distintos procesos, productos y/o servicios evaluando los resultados de las estrategias que ya se han implementado. Adicionalmente, si se comparan estas mediciones con las de otras compañías o cadenas de abastecimiento, es posible establecer un paralelo en cuanto a gestión, resultados y niveles de desarrollo, logrando conocer con mayor exactitud las fortalezas y debilidades frente a la industria.

La cultura de medición es una estrategia que busca desarrollar en la organización la habilidad de medir y evaluar la gestión, con el objetivo de conocer los puntos críticos de desempeño. Esto permite generar planes de acción enfocados a trabajar sobre las debilidades, al igual que identifica las oportunidades de mejoramiento y facilita la gestión de recompensa y evaluación del personal.”
(IAC, 2005)

Sinergia operativa
La sinergia operativa apunta a la integración en forma total, no simplemente será la suma de los miembros de la cadena de abastecimiento, sino que deberán ser un todo integrado, donde se trabaje en conjunto por el bienestar de todos. Es por ello que se determinan actividades comunes para todos, conducentes al desarrollo y crecimiento de la cadena. A continuación se enuncian los principios que se consideran importantes para el desarrollo de la cadena de abastecimiento, y con lo cual se pretende su fortalecimiento:

“Los siete principios para desarrollar una cadena de abastecimiento son:
 Segmentar clientes
 Desarrollar una cadena de logística por cada cliente
 Escuchar las señales del mercado
 Diferenciar cercanía de los clientes a los puntos de logística (entrega en el menor tiempo posible)
 Administrar fuentes de abastecimiento para reducir costos
 Desarrollar sistemas para apoyar la cadena de suministros, estos sistemas son de tres niveles: estratégico, apoyo y planeación día con día.
 Medir y adoptar medidas para ver como nos desarrollamos y saber como estaremos dentro de cierto tiempo”. (Frías, 2001, p.2)

Planes de desarrollo articulados
La planeación se convierte en una herramienta vital para poder establecer las estrategias que permitan lograr los objetivos propuestos para la cadena de abastecimiento. Pero más aún la realización de planes en cada organización que componen la cadena deben estar articulados, “aquí se generan los acuerdos entre los miembros de la supply chain para definir las acciones, basadas en la información que se comparte” (Leiva, s/f, 13)

Sistema de información unificado
Toda la cadena debe poseer un sistema de información unificado, que le permita conocer todos los procesos que se desarrollan dentro de ella y a la vez tener información sobre pedidos, despachos y entregas. “Las tecnologías de información y las comunicaciones han sido un factor importante para lograr la integración en la cadena de abastecimiento. Bases de datos relacionales, arquitectura cliente/servidor, protocolos de red TCP/IP, redes inalámbricas, multimedia, radio frecuencia, códigos de barras, sistemas ERP, sistemas WMS, y ahora último Internet,...” (Leiva, s/f,p.7)

Otras características que se consideran significativas dentro de una cadena de abastecimiento son el establecimiento de políticas comunes, valores comunes, y procedimientos. Junto a estas características se deben plantear metas como cadena para fortalecer su desarrollo y que generen valor a todas las actividades planteadas.

El Código de ética
El código de ética de la cadena de abastecimiento, está relacionado directamente con la transparencia que se debe manejar dentro de la cadena, los códigos éticos sirven para establecer las reglas de comportamiento en una actividad, por consiguiente es pertinente su utilización debido a que hay en juego muchos elementos de varias organizaciones, donde el manejo de la información, es de vital importancia y la claridad en las negociaciones darán garantía a los participantes.
¿De qué consta la cadena de abastecimiento?

De acuerdo a estos factores, se puede pensar que el primer paso siempre lo darán los proveedores que están interesados en llegar al cliente final a través de los otros eslabones de la cadena, ya que ellos no son el punto final. “De allí que las empresas tiendan a mirar primero a los proveedores, en lugar de prestar atención a los clientes. En la mayoría de las compañías, grandes o chicas, se da la regla llamada “del 80/20”. El 20% de sus clientes representa el 80% del negocio por lo cual resulta fácil identificar a los mejores clientes.”(La Lonte, 2000, p.59-60); (Sarache, 2005, notas de clase)


“GRADOS DE INTEGRACIÓN DE LA CADENA E ABASTECIMIENTO



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Tomado de: Administración de la cadena de abastecimiento II. Ing. Pedro del Campo. Universidad del CEMA”.





¿Cómo trabaja una cadena de abastecimiento?

Las cadenas de abastecimiento, presentan un manejo poco común a las realizadas por una compañía independiente, como es la realización de actividades simultáneas, reducción de intermediarios, etc, que son las que logran dar el verdadero sentido de la cadena de abastecimiento. Estas actividades son:

Compras por lotes
Las compras que se realizaban de manera independiente por cada organización, en una cadena de abastecimiento, se pueden integrar para varias compañías, lo que evitará los intermediarios, y se verán beneficiados por compras por volumen, de esta manera, también se pretende disminuir los pasos innecesarios que se puedan presentar en el momento de la compra y junto a esto gatos como en facturación, despachos y manipulación de mercancías.

Reducción de procesos implementados
De manera similar a los efectos generados en las compras por lotes, al actuar en forma de cadena, la reducción de los procesos implementados se da y se pueden aprovechar gracias a los sistemas de información que se encuentren estructurados dentro de la cadena de abastecimiento.

Reducción de procesos duplicados (entrega certificada).
Esta es una característica importante dentro de la cadena, porque en ella actúan los principios rectores del funcionamiento del supply chain, y por tanto se ha establecido el programa de entregas certificadas que le permiten a los usuarios, disminuir costos y generar valor a través de sus actividades. A continuación se desarrolla el concepto de programa de entregas certificadas, de manera amplia, ya que es una característica distintiva de las cadenas de abastecimiento.
“Programa de entregas certificadas
La Entrega Certificada es una alianza estratégica a través de la cual el Proveedor y el Cliente se comprometen a realizar todas las operaciones necesarias para garantizar al Consumidor Final total confiabilidad en términos de la calidad del producto, de la información que suministra, de su manejo físico, y de la exactitud de los documentos que amparan cada transacción; involucrando a la Empresa Prestadora de Servicios Logísticos -EPSL- la cual está considerada como parte integral de la compañía proveedora.
Objetivo:
- Minimizar los costos asociados con la verificación
- El tiempo en el recibo
- La manipulación de la mercancía
- Las notas contables, las devoluciones y la repetición de operaciones en el proceso logístico.
- Consolidar la relación como socios entre el Proveedor y el Cliente.” (IAC, 2005)

Implementación de sistemas de información (estrategia less paper)
Como ya se ha establecido a lo largo del documento, el manejo de la información en una cadena de abastecimiento, es de vital importancia, lo que conlleva a estructurar muy bien este factor para permitir un funcionamiento adecuado de la cadena. Por tanto se establece que “un Sistema de Información Logístico (SIL) deberá obtener datos de un entorno que no siempre serán proporcionados en la forma que se precisan, ni tampoco estarán disponibles, ni en el lugar ni en el momento en que se necesiten; por tanto un sistema de información logístico deberá:
• Recoger los datos básicos en el lugar y en el momento en que se producen.
• Transformarlos a un formato útil para la toma de decisiones.
• Almacenarlos hasta que sean requeridos.
• Transportarlos hacia los puntos de la cadena logística que se necesiten”. (Iglesias, s/f, p.1)

Reducción de tiempo de entrega (Lead time)
Los tiempos de entrega en una cadena de abastecimiento, garantizan que serán menores, debido a la implementación de sistemas de información, reducción de procesos innecesarios, reducción de procesos duplicados, etc. Lo que permite dar un servicio adicional al cliente y generar valor dentro de la cadena de abastecimiento. “Lo importante es entregar una solución que va más allá de la contratación de un simple flete” (Hernández, 2002)

Procesos certificados
En el ámbito mundial las certificaciones internaciones como la ISO, día a día se convierten en una obligación, para poder pertenecer a una cadena de abastecimiento, se requiere que los procesos que se encuentren establecidos en una organización, estén sustentados y no sea simplemente una manera de hacer las cosas por parte de la organización,

Verificación de pedidos apoyados en tecnología (código de barras)
La tecnología es una herramienta muy útil para el manejo de la cadena de abastecimiento y su buena utilización ayudara a prestar un servicio eficiente hacia el cliente, lo que convierte a la cadena en competitiva. Una de las herramientas tecnológicas más utilizas hoy en día es el código de barras, ya se adecua a las redes de información que se manejan en la cadena y permite conocer lo que está pasando en el momento preciso y no cuando ya han sucedido los eventos. “Esta es quizás la tecnología de información más importante para el mundo de la logística...”. La codificación es de tipo internacional y bastante estandarizada, siendo los formatos más utilizados EAN-13, Cod 128 y Dun-14” (Leiva, s/f, p.8)

Generar valor al cliente
Todas las actividades que se desarrollan en la cadena de abastecimiento, tienen que estar orientadas a la generación de valor para el cliente, ya que es lo que la vuelve competitiva. Una manera de generar valor es la utilización de la trazabilidad, que se puede implementar a través de la educación de los participantes en la cadena, un ejemplo claro de la funcionalidad de esta herramienta, se da en el caso de las “vacas locas” en Europa, ya que al detectar la infección, fue muy rápida la ubicación de los focos, gracias a la trazabilidad con que se contaba. Por tanto a continuación se describe esta herramienta tan útil para la cadena:
“¿Qué es trazabilidad?
Trazabilidad es la capacidad de rastrear y hacer seguimiento a un producto a lo largo de todas las etapas de la cadena de abastecimiento (producción, distribución y venta).
La trazabilidad nos permite:
- Conocer el origen de los materiales y los componentes de un producto.
- Conocer la historia del proceso aplicado a un producto.
- Conocer la ubicación del producto en cualquier punto de la cadena de abastecimiento.

La trazabilidad se hace sobre números de lote o unidades logísticas. Un lote es un grupo de unidades de producto que fueron producidas, manufacturadas y empacadas bajo las mismas condiciones. Por esto, se considera que estas unidades tienen las mismas características de trazabilidad. Una unidad logística son ítems o composiciones de ítems que se han originado con el fin de transportar o almacenar producto en la cadena de abastecimiento (p.e. estibas, canastillas).
¿Cuáles son los tipos más comunes de trazabilidad?
Trazabilidad hacia atrás ó “Tracing” ó Rastreo: Habilidad para identificar el origen de una unidad o un lote de producto terminado por medio de información almacenada en registros.
Tazabilidad hacia adelante ó “Tracking” ó Seguimiento: Habilidad para seguir la ruta de una unidad o un lote de producto terminado a través de la cadena de abastecimiento por medio de información almacenada en registros.
Trazabilidad Interna: Es la trazabilidad que se hace en el proceso interno de una empresa.” (IAC, 2005)

Barreras que se generan al tratar de establecer una cadena de abastecimiento
Una de las barreras que se puede presentar en las negociaciones, es el factor cultural. A nivel latinoamericano, se establecen grandes diferencias con países anglosajones, europeos, asiáticos, etc., lo que conlleva a generar dificultades en cuanto a factores de confianza, transparencia, manejo de la información y utilización de las redes establecidas, entre otros.

Otra barrera es la limitación tecnológica que se presenta en Latinoamérica, no solo por los pocos desarrollos que se establecen acá, sino también por el costo de las últimas tecnologías establecidas en el mundo.

Adicionalmente se puede ver que por ejemplo, en nuestro país, el desarrollo logístico es reciente, lo que ha causado que sean pocos los empresarios preparados para integrar una cadena de abastecimiento y los que empezaron son muy jóvenes en este proceso.

Finalmente, se quiere llamar la tensión sobre dos factores que son muy específicos para el caso colombiano, como es la poca infraestructura que poseemos en cuanto a carreteras, vías de transporte alterno, plataformas logísticas, puertos, lugares de abastecimiento, etc. El otro factor es la inseguridad, generada por la guerrilla, el narcotráfico, el paramilitarismo y la delincuencia común, que se han convertido en grandes obstáculos para el desarrollo de todo el país y por consiguiente el correcto funcionamiento de las cadenas de abastecimiento.

Porque por muy bien estructurada que se encentre la cadena y su funcionamiento sea el adecuado, estos últimos factores no permiten la coordinación que se requiere, por tanto, los costos se incrementan, al igual que los tiempos de entrega se verán afectados, lo que produce una pérdida de valor a la compañía y un incremento del precio al cliente. (Sarache, 2005); (Andrade, 2005)

No se puede olvidar que se pueden presentar otro tipo de barreras que impidan la creación de las cadenas de valor, como puede ser la falta de procesos estandarizados, la poca visión gerencial, la falta de capital de trabajo, etc.

Algunas empresas que se encuentran en cadenas de abastecimiento en Colombia

“Almacenes éxito
Industrias Noel
Zenú
Familia
Logística de Distribución Sánchez Polo
Distriexpress Operador Logistico
Almacenar
Carvajal”
(Andrade, 2005)



CONCLUSIONES

Las Cadenas de Abastecimiento en los tiempos de la globalización de los mercados, ya no son solo una alternativa estratégica de las grandes compañías sino que ahora son una necesaria obligación para las medianas pequeñas compañías que quieran seguir vigentes afrontando la exigente competitividad sin basarse solo en la calidad y el buen precio.

La incorporación de una empresa en una Cadena de Abastecimiento no requiere solo de su buen deseo o de su inmensa necesidad de apoyo y asociación sino del cumplimiento de los requisitos organizacionales que ello implica para que como un eslabón más de la cadena sea una proveedora de beneficios a todos y cada uno de los integrantes de la misma y no un objeto pasivo dentro de la cadena o peor aún un motivo de fricción o traba.

Las cadenas de abastecimiento se sustentan en la confianza mutua con una visión individual y colectiva de alcanzar en conjunto logros imposibles de obtener en forma individualizada, en el entendido básico de su poder de reducción de costos, maximización del servicio, reducción de tiempos de recibo y entrega y generación de valor; con los con los principios básicos de colaboración, integración, transparencia, eticidad, responsabilidad, cumplimiento y respeto.



BIBILIOGRAFIA

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AMECE. Preguntas realizadas en el foro AMECE 2000, cadenas de abastecimiento. En: http://www.aceme.org.mx/motor/contenidos/htmls/103_13_12_02.php?acceso=

Andrade Hernández, John. Coordinador programa de logística Corporación John F. Kennedy. Ibagué.

Bedoya, Esperanza, Hernández, Gabriel y otros. Logística: herramienta para la competitividad. Revista Dinero Nov. 29/02

Christopher, Martín. Logistics and supply chain management. Second edition. Strategies for reducing cost and improving service. Prentice Hall.

D’Angello, Francisco. Supply Chain Management. En: http://www.peru.com/ finanzas/ idocs /2004/10/12/Detalle Documento169426.asp.

Del Campo, Pedro. Administración de la cadena de abastecimiento II. En: http:// www.cema.edu.ar/~pdel/MADE-GestiondeOperaciones -Programa_2004.doc

Frías, Arturo. Cadenas de abastecimiento. Instituto tecnológico y de estudios superiores de occidente. Año V, Época I, número 23, mayo 2001. En: http://mktglobal.iteso.mx/ numanteriores/2001/mayo01/mayo5.htm

Gómez Acosta, Martha I. y Acevedo Suárez, José A. Logística del Aprovisionamiento. Colección Logística Corporación John F. Kennedy. 2000 La Habana.

IAC. En http://ww.iaccolombia.org/servlet/page?_pageid=221&_schema=POR...

La Londe, Bernard. Tiempo de integración. Gestión V5 No. 1. en-feb 200.
Leiva Peña, Juan Antonio. Estrategia para la integración de la cadena de abastecimiento, basada en las tecnologías de la información y las comunicaciones. En: http://portal.inf.utfsm.cl /PTE2003/Libros/libro2/jleiva.pdf

Lozano González, Oscar. Sincronizando la demanda y el suministro. Serie de Gerencia Empresarial La Republica. Febrero de 2003.

Marth, Joseph y Bovet, David.. Abrir la oxidada cadena de abastecimiento. Harvard No. 17. nov-dic 2000.

Prida Romero, Bernardo y Gutiérrez Casas, Gil. Logística de aprovisionamientos. El cambio en las relaciones proveedor-cliente, un nuevo desafío para la empresa del siglo XXI. McGraw Hill. 1996. España.

Sarache Castro, William. Notas de clase. Gestión de Producción/ Operaciones y logística. Ibagué. 2005.

Standing, Mike; La Londe, Bernard y Tan, Kee-Hian. Olvídese de las cadenas de abastecimiento. Gestión V1 No. 5 sep-oct 1996.

Autores

Carmen Elisa Chaux Mayorga
Administradora de Empresas (Universidad del Tolima), Especialista en Gerencia de Recursos y Desarrollo Organizacional (Universidad del Tolima), Magíster en Administración (Universidad Nacional de Colombia, Sede Manizales),

César Augusto Gualteros Galeano
Ingeniero de Sistemas (Universidad Autónoma de Colombia), Especialista en Administración y Gerencia Institucional (Universidad Cooperativa de Colombia), Magister en Administración (Universidad Nacional de Colombia, Sede Manizales),

Plan Regional de Desarrollo

Para el Plan Regional de Desarrollo se han considerado tratar solamente cuatro ejes: 1. Competitividad Regional, 2. Ambiente sostenible, 3. Políticas poblacionales transversales y 4. Proyección de ingresos y gastos.
Estos temas serán tratados en 15 días, perido que considero sera suficiente para poder hacer la presentación. El Plan como tal no es lo que nos interesa porque ya sabemos como es la estructura de un plan. Lo que nos interesa son los resultados que se han venido dando en este transcurso de tiempo. Por lo tanto, lo que se tendra que presentar es una evaluación del plan. Los grupos los pueden conformar de la manera que ustedes consideren, pero para ello me haran los respectivos comentarios a través de este medio o via e-mail y cada uno seleccionara el tema a tratar, si lo hacen a traves de este medio sus compañeros sabran que temas han sido seleccionados.
Cualquier información adicional con gusto sera atendida.
Cordial saludo.
Carmen E.

Teoría General de Sistemas

INTRODUCCION

La teoría de la organización y la práctica administrativa han experimentado cambios sustanciales en años recientes. La información proporcionada por las ciencias de la administración y la conducta ha enriquecido a la teoría tradicional. Estos esfuerzos de investigación y de conceptualización a veces han llevado a descubrimientos divergentes. Sin embargo, surgió un enfoque que puede servir como base para lograrla convergencia, el enfoque de sistemas, que facilita la unificación de muchos campos del conocimiento. Dicho enfoque ha sido usado por las ciencias físicas, biológicas y sociales, como marco de referencia para la integración de la teoría organizacional moderna.

El primer expositor de la Teoría General de los Sistemas fue Ludwing von Bertalanffy, en el intento de lograr una metodología integradora para el tratamiento de problemas científicos.

La meta de la Teoría General de los Sistemas no es buscar analogías entre las ciencias, sino tratar de evitar la superficialidad científica que ha estancado a las ciencias. Para ello emplea como instrumento, modelos utilizables y transferibles entre varios continentes científicos, toda vez que dicha extrapolación sea posible e integrable a las respectivas disciplinas.

La Teoría General de los Sistemas se basa en dos pilares básicos: aportes semánticos y aportes metodológicos, a los cuales me referiero en las próximas páginas.


APORTES SEMANTICOS

Las sucesivas especializaciones de las ciencias obligan a la creación de nuevas palabras, estas se acumulan durante sucesivas especializaciones, llegando a formar casi un verdadero lenguaje que sólo es manejado por los especialistas.

De esta forma surgen problemas al tratarse de proyectos interdisciplinarios, ya que los participantes del proyecto son especialistas de diferentes ramas de la ciencia y cada uno de ellos maneja una semántica diferente a los demás.

La Teoría de los Sistemas, para solucionar estos inconvenientes, pretende introducir una semántica científica de utilización universal.

Sistema:

Es un conjunto organizado de cosas o partes interactuantes e interdependientes, que se relacionan formando un todo unitario y complejo.

Cabe aclarar que las cosas o partes que componen al sistema, no se refieren al campo físico (objetos), sino mas bien al funcional. De este modo las cosas o partes pasan a ser funciones básicas realizadas por el sistema. Podemos enumerarlas en: entradas, procesos y salidas.


Entradas:


Las entradas son los ingresos del sistema que pueden ser recursos materiales, recursos humanos o información.

Las entradas constituyen la fuerza de arranque que suministra al sistema sus necesidades operativas.

Las entradas pueden ser:

- en serie: es el resultado o la salida de un sistema anterior con el cual el sistema en estudio está relacionado en forma directa.

- aleatoria: es decir, al azar, donde el termino "azar" se utiliza en el sentido estadístico. Las entradas aleatorias representan entradas potenciales para un sistema.

- retroacción: es la reintroducción de una parte de las salidas del sistema en sí mismo.



Clasificación extraída de apunte de cátedra.


Proceso:


El proceso es lo que transforma una entrada en salida, como tal puede ser una máquina, un individuo, una computadora, un producto químico, una tarea realizada por un miembro de la organización, etc.

En la transformación de entradas en salidas debemos saber siempre como se efectúa esa transformación. Con frecuencia el procesador puede ser diseñado por el administrador. En tal caso, este proceso se denomina "caja blanca". No obstante, en la mayor parte de las situaciones no se conoce en sus detalles el proceso mediante el cual las entradas se transforman en salidas, porque esta transformación es demasiado compleja. Diferentes combinaciones de entradas o su combinación en diferentes órdenes de secuencia pueden originar diferentes situaciones de salida. En tal caso la función de proceso se denomina una "caja negra".



Caja Negra:



La caja negra se utiliza para representar a los sistemas cuando no sabemos que elementos o cosas componen al sistema o proceso, pero sabemos que a determinadas corresponden determinadas salidas y con ello poder inducir, presumiendo que a determinados estímulos, las variables funcionaran en cierto sentido.



Salidas:



Las salidas de los sistemas son los resultados que se obtienen de procesar las entradas. Al igual que las entradas estas pueden adoptar la forma de productos, servicios e información. Las mismas son el resultado del funcionamiento del sistema o, alternativamente, el propósito para el cual existe el sistema.

Las salidas de un sistema se convierte en entrada de otro, que la procesará para convertirla en otra salida, repitiéndose este ciclo indefinidamente.



Relaciones:



Las relaciones son los enlaces que vinculan entre sí a los objetos o subsistemas que componen a un sistema complejo.



Podemos clasificarlas en :



- Simbióticas: es aquella en que los sistemas conectados no pueden seguir funcionando solos. A su vez puede subdividirse en unipolar o parasitaria, que es cuando un sistema (parásito) no puede vivir sin el otro sistema (planta); y bipolar o mutual, que es cuando ambos sistemas dependen entre si.

- Sinérgica: es una relación que no es necesaria para el funcionamiento pero que resulta útil, ya que su desempeño mejora sustancialmente al desempeño del sistema. Sinergia significa "acción combinada". Sin embargo, para la teoría de los sistemas el término significa algo más que el esfuerzo cooperativo. En las relaciones sinérgicas la acción cooperativa de subsistemas semi-independientes, tomados en forma conjunta, origina un producto total mayor que la suma de sus productos tomados de una manera independiente.

- Superflua: Son las que repiten otras relaciones. La razón de las relaciones superfluas es la confiabilidad. Las relaciones superfluas aumentan la probabilidad de que un sistema funcione todo el tiempo y no una parte del mismo. Estas relaciones tienen un problema que es su costo, que se suma al costo del sistema que sin ellas puede funcionar.



Clasificación obtenida de apunte de cátedra.



Atributos:



Los atributos de los sistemas, definen al sistema tal como lo conocemos u observamos. Los atributos pueden ser definidores o concomitantes: los atributos definidores son aquellos sin los cuales una entidad no sería designada o definida tal como se lo hace; los atributos concomitantes en cambio son aquellos que cuya presencia o ausencia no establece ninguna diferencia con respecto al uso del término que describe la unidad.



Contexto:



Un sistema siempre estará relacionado con el contexto que lo rodea, o sea, el conjunto de objetos exteriores al sistema, pero que influyen decididamente a éste, y a su vez el sistema influye, aunque en una menor proporción, influye sobre el contexto; se trata de una relación mutua de contexto-sistema.

Tanto en la Teoría de los Sistemas como en el método científico, existe un concepto que es común a ambos: el foco de atención, el elemento que se aísla para estudiar.

El contexto a analizar depende fundamentalmente del foco de atención que se fije. Ese foco de atención, en términos de sistemas, se llama límite de interés.

Para determinar este límite se considerarían dos etapas por separado:

a) La determinación del contexto de interés.

b) La determinación del alcance del límite de interés entre el contexto y el sistema.

a) Se suele representar como un círculo que encierra al sistema, y que deja afuera del límite de interés a la parte del contexto que no interesa al analista.

d) En lo que hace a las relaciones entre el contexto y los sistemas y viceversa. Es posible que sólo interesen algunas de estas relaciones, con lo que habrá un límite de interés relacional.

Determinar el límite de interés es fundamental para marcar el foco de análisis, puesto que sólo será considerado lo que quede dentro de ese límite.

Entre el sistema y el contexto, determinado con un límite de interés, existen infinitas relaciones. Generalmente no se toman todas, sino aquellas que interesan al análisis, o aquellas que probabilísticamente presentan las mejores características de predicción científica.



Rango:



En el universo existen distintas estructuras de sistemas y es factible ejercitar en ellas un proceso de definición de rango relativo. Esto produciría una jerarquización de las distintas estructuras en función de su grado de complejidad.

Cada rango o jerarquía marca con claridad una dimensión que actúa como un indicador claro de las diferencias que existen entre los subsistemas respectivos.

Esta concepción denota que un sistema de nivel 1 es diferente de otro de nivel 8 y que, en consecuencia, no pueden aplicarse los mismos modelos, ni métodos análogos a riesgo de cometer evidentes falacias metodológicas y científicas.

Para aplicar el concepto de rango, el foco de atención debe utilizarse en forma alternativa: se considera el contexto y a su nivel de rango o se considera al sistema y su nivel de rango.

Refiriéndonos a los rangos hay que establecer los distintos subsistemas. Cada sistema puede ser fraccionado en partes sobre la base de un elemento común o en función de un método lógico de detección.

El concepto de rango indica la jerarquía de los respectivos subsistemas entre sí y su nivel de relación con el sistema mayor.

Subsistemas:

En la misma definición de sistema, se hace referencia a los subsistemas que lo componen, cuando se indica que el mismo esta formado por partes o cosas que forman el todo.

Estos conjuntos o partes pueden ser a su vez sistemas (en este caso serían subsistemas del sistema de definición), ya que conforman un todo en sí mismos y estos serían de un rango inferior al del sistema que componen.

Estos subsistemas forman o componen un sistema de un rango mayor, el cual para los primeros se denomina macrosistema.

Variables:

Cada sistema y subsistema contiene un proceso interno que se desarrolla sobre la base de la acción, interacción y reacción de distintos elementos que deben necesariamente conocerse.

Dado que dicho proceso es dinámico, suele denominarse como variable, a cada elemento que compone o existe dentro de los sistemas y subsistemas.

Pero no todo es tan fácil como parece a simple vista ya que no todas las variables tienen el mismo comportamiento sino que, por lo contrario, según el proceso y las características del mismo, asumen comportamientos diferentes dentro del mismo proceso de acuerdo al momento y las circunstancias que las rodean.

Parámetro:


Uno de los comportamientos que puede tener una variable es el de parámetro, que es cuando una variable no tiene cambios ante alguna circunstancia específica, no quiere decir que la variable es estática ni mucho menos, ya que sólo permanece inactiva o estática frente a una situación determinada.


Operadores:


Otro comportamiento es el de operador, que son las variables que activan a las demás y logran influir decisivamente en el proceso para que este se ponga en marcha. Se puede decir que estas variables actúan como líderes de las restantes y por consiguiente son privilegiadas respecto a las demás variables. Cabe aquí una aclaración: las restantes variables no solamente son influidas por los operadores, sino que también son influenciadas por el resto de las variables y estas tienen también influencia sobre los operadores.


Retroalimentación:



La retroalimentación se produce cuando las salidas del sistema o la influencia de las salidas del sistemas en el contexto, vuelven a ingresar al sistema como recursos o información.

La retroalimentación permite el control de un sistema y que el mismo tome medidas de corrección en base a la información retroalimentada.



Feed-forward o alimentación delantera:



Es una forma de control de los sistemas, donde dicho control se realiza a la entrada del sistema, de tal manera que el mismo no tenga entradas corruptas o malas, de esta forma al no haber entradas malas en el sistema, las fallas no serán consecuencia de las entradas sino de los proceso mismos que componen al sistema.


Homeostasis y entropía:

La homeostasis es la propiedad de un sistema que define su nivel de respuesta y de adaptación al contexto.

Es el nivel de adaptación permanente del sistema o su tendencia a la supervivencia dinámica. Los sistemas altamente homeostáticos sufren transformaciones estructurales en igual medida que el contexto sufre transformaciones, ambos actúan como condicionantes del nivel de evolución.

La entropía de un sistema es el desgaste que el sistema presenta por el transcurso del tiempo o por el funcionamiento del mismo. Los sistemas altamente entrópicos tienden a desaparecer por el desgaste generado por su proceso sistémico. Los mismos deben tener rigurosos sistemas de control y mecanismos de revisión, reelaboración y cambio permanente, para evitar su desaparición a través del tiempo.

En un sistema cerrado la entropía siempre debe ser positiva. Sin embargo en los sistemas abiertos biológicos o sociales, la entropía puede ser reducida o mejor aun transformarse en entropía negativa, es decir, un proceso de organización más completo y de capacidad para transformar los recursos. Esto es posible porque en los sistemas abiertos los recursos utilizados para reducir el proceso de entropía se toman del medio externo. Asimismo, los sistemas vivientes se mantienen en un estado estable y pueden evitar el incremento de la entropía y aun desarrollarse hacia estados de orden y de organización creciente.

Permeabilidad:

La permeabilidad de un sistema mide la interacción que este recibe del medio, se dice que a mayor o menor permeabilidad del sistema el mismo será mas o menos abierto.

Los sistemas que tienen mucha relación con el medio en el cuál se desarrollan son sistemas altamente permeables, estos y los de permeabilidad media son los llamados sistemas abiertos.

Por el contrario los sistemas de permeabilidad casi nula se denominan sistemas cerrados.

Integración e independencia:

Se denomina sistema integrado a aquel en el cual su nivel de coherencia interna hace que un cambio producido en cualquiera de sus subsistemas produzca cambios en los demás subsistemas y hasta en el sistema mismo.

Un sistema es independiente cuando un cambio que se produce en él, no afecta a otros sistemas.



Centralización y descentralización:



Un sistema se dice centralizado cuando tiene un núcleo que comanda a todos los demás, y estos dependen para su activación del primero, ya que por sí solos no son capaces de generar ningún proceso.

Por el contrario los sistemas descentralizados son aquellos donde el núcleo de comando y decisión está formado por varios subsistemas. En dicho caso el sistema no es tan dependiente, sino que puede llegar a contar con subsistemas que actúan de reserva y que sólo se ponen en funcionamiento cuando falla el sistema que debería actuar en dicho caso.

Los sistemas centralizados se controlan más fácilmente que los descentralizados, son más sumisos, requieren menos recursos, pero son más lentos en su adaptación al contexto. Por el contrario los sistemas descentralizados tienen una mayor velocidad de respuesta al medio ambiente pero requieren mayor cantidad de recursos y métodos de coordinación y de control más elaborados y complejos.


Adaptabilidad:


Es la propiedad que tiene un sistema de aprender y modificar un proceso, un estado o una característica de acuerdo a las modificaciones que sufre el contexto. Esto se logra a través de un mecanismo de adaptación que permita responder a los cambios internos y externos a través del tiempo.

Para que un sistema pueda ser adaptable debe tener un fluido intercambio con el medio en el que se desarrolla.

Mantenibilidad:

Es la propiedad que tiene un sistema de mantenerse constantemente en funcionamiento. Para ello utiliza un mecanismo de mantenimiento que asegure que los distintos subsistemas están balanceados y que el sistema total se mantiene en equilibrio con su medio.

Estabilidad:

Un sistema se dice estable cuando puede mantenerse en equilibrio a través del flujo continuo de materiales, energía e información.

La estabilidad de los sistemas ocurre mientras los mismos pueden mantener su funcionamiento y trabajen de manera efectiva (mantenibilidad).

Armonía:

Es la propiedad de los sistemas que mide el nivel de compatibilidad con su medio o contexto.

Un sistema altamente armónico es aquel que sufre modificaciones en su estructura, proceso o características en la medida que el medio se lo exige y es estático cuando el medio también lo es.

Optimización y sub-optimización:

Optimización modificar el sistema para lograr el alcance de los objetivos.

Suboptimización en cambio es el proceso inverso, se presenta cuando un sistema no alcanza sus objetivos por las restricciones del medio o porque el sistema tiene varios objetivos y los mismos son excluyentes, en dicho caso se deben restringir los alcances de los objetivos o eliminar los de menor importancia si estos son excluyentes con otros más importantes.

Exito:


El éxito de los sistemas es la medida en que los mismos alcanzan sus objetivos.

La falta de éxito exige una revisión del sistema ya que no cumple con los objetivos propuestos para el mismo, de modo que se modifique dicho sistema de forma tal que el mismo pueda alcanzar los objetivos determinados.


APORTES METODOLOGICOS

Jerarquía de los sistemas

Al considerar los distintos tipos de sistemas del universo Kennet Boulding proporciona una clasificación útil de los sistemas donde establece los siguientes niveles jerárquicos:

1. Primer nivel, estructura estática. Se le puede llamar nivel de los marcos de referencia.

2. Segundo nivel, sistema dinámico simple. Considera movimientos necesarios y predeterminados. Se puede denominar reloj de trabajo.

3. Tercer nivel, mecanismo de control o sistema cibernético. El sistema se autorregula para mantener su equilibrio.

4. Cuarto nivel, "sistema abierto" o autoestructurado. En este nivel se comienza a diferenciar la vida. Puede de considerarse nivel de célula.

5. Quinto nivel, genético-social. Está caracterizado por las plantas.

6. Sexto nivel, sistema animal. Se caracteriza por su creciente movilidad, comportamiento teleológico y su autoconciencia.

7. Séptimo nivel, sistema humano. Es el nivel del ser individual, considerado como un sistema con conciencia y habilidad para utilizar el lenguaje y símbolos.

8. Octavo nivel, sistema social o sistema de organizaciones humanas constituye el siguiente nivel, y considera el contenido y significado de mensajes, la naturaleza y dimensiones del sistema de valores, la transcripción de imágenes en registros históricos, sutiles simbolizaciones artísticas, música, poesía y la compleja gama de emociones humanas.

9. Noveno nivel, sistemas trascendentales. Completan los niveles de clasificación: estos son los últimos y absolutos, los ineludibles y desconocidos, los cuales también presentan estructuras sistemáticas e interrelaciones.



Teoría analógica o modelo de isomorfismo sistémico:



Este modelo busca integrar las relaciones entre fenómenos de las distintas ciencias. La detección de estos fenómenos permite el armado de modelos de aplicación para distintas áreas de las ciencias.

Esto, que se repite en forma permanente, exige un análisis iterativo que responde a la idea de modularidad que la teoría de los sistemas desarrolla en sus contenidos.

Se pretende por comparaciones sucesivas, una aproximación metodológica, a la vez que facilitar la identificación de los elementos equivalentes o comunes, y permitir una correspondencia biunívoca entre las distintas ciencias.

Como evidencia de que existen propiedades generales entre distintos sistemas, se identifican y extraen sus similitudes estructurales.

Estos elementos son la esencia de la aplicación del modelo de isomorfismo, es decir, la correspondencia entre principios que rigen el comportamiento de objetos que, si bien intrínsecamente son diferentes, en algunos aspectos registran efectos que pueden necesitar un mismo procedimiento.



Modelo procesal o del sistema adaptativo complejo:



Este modelo implica por asociación la aplicación previa del modelo del rango.

Dado que las organizaciones se encuentran dentro del nivel 8, critica y logra la demolición de los modelos existentes tanto dentro de la sociología como dentro de la administración.

Buckley, categoriza a los modelos existentes en dos tipos:

a) aquellos de extracción y origen mecánico, a los que denomina modelo de equilibrio;

b) aquellos de extracción y origen biológico, a los que llama modelos organísmicos u homeostáticos.

Y dice:

"...el modelo de equilibrio es aplicable a tipos de sistemas que se caracterizan por perder organización al desplazarse hacia un punto de equilibrio y con posterioridad tienden a mantener ese nivel mínimo dentro de perturbaciones relativamente estrechas. Los modelos homeostáticos son aplicables a sistemas que tienden a mantener un nivel de organización dado relativamente elevado a pesar de las tendencias constantes a disminuirlo. El modelo procesal o de sistema complejo adaptativo se aplica a los sistemas caracterizados por la elaboración o la evolución de la organización; como veremos se benefician con las perturbaciones y la variedad del medio y de hecho dependen de estas".

Mientras que ciertos sistemas tienen una natural tendencia al equilibrio, los sistemas del nivel 8 se caracterizan por sus propiedades morfogénicas, es decir que en lugar de buscar un equilibrio estable tienden a una permanente transformación estructural. Este proceso de transformación estructural permanente, constituye el pre-requisito para que los sistemas de nivel 8 se conserven en forma activa y eficiente, en suma es su razón de supervivencia.


LAS ORGANIZACIONES COMO SISTEMAS

Una organización es un sistema socio-técnico incluido en otro más amplio que es la sociedad con la que interactúa influyéndose mutuamente.

También puede ser definida como un sistema social, integrado por individuos y grupos de trabajo que responden a una determinada estructura y dentro de un contexto al que controla parcialmente, desarrollan actividades aplicando recursos en pos de ciertos valores comunes.



Subsistemas que forman la Empresa:



a) Subsistema psicosocial: está compuesto por individuos y grupos en interacción. Dicho subsistema está formado por la conducta individual y la motivación, las relaciones del status y del papel, dinámica de grupos y los sistemas de influencia.

b) Subsistema técnico: se refiere a los conocimientos necesarios para el desarrollo de tareas, incluyendo las técnicas usadas para la transformación de insumos en productos.

c) Subsistema administrativo: relaciona a la organización con su medio y establece los objetivos, desarrolla planes de integración, estrategia y operación, mediante el diseño de la estructura y el establecimiento de los procesos de control.





METODOLOGIA DE APLICACION DE LA T.G.S., PARA EL ANALISIS Y DISEÑO DE SISTEMAS



Desde el punto de vista de la administración está compuesta de las siguientes etapas:

a) Análisis de situación: es la etapa en que el analista toma conocimiento del sistema, se ubica en cuanto a su origen, objetivo y trayectoria.

1. Definición de objetivo: el analista trata de determinar para que ha sido requerido ya que en general se le plantean los efectos pero no las causas.

2. Formulación del plan de trabajo: el analista fija los límites de interés del estudio a realizar, la metodología a seguir, los recursos materiales y humanos que necesitará, el tiempo que insumirá el trabajo y el costo del mismo. Esta etapa se conoce como propuesta de servicio y a partir de su aprobación se continúa con la metodología.

3. Relevamiento: el analista recopila toda la información referida al sistema en estudio, como así también toda la información que hace al límite de interés.

4. Diagnóstico: el analista mide la eficacia y la eficiencia del sistema en estudio. Eficacia es cuando el sistema logra los objetivos y eficiencia es cuando el sistema logra los objetivos con una relación costo beneficio positiva. Si un sistema es eficaz pero no eficiente el analista deberá cambiar los métodos del sistema, si un sistema no es eficaz el analista deberá cambiar el sistema y si un sistema es eficiente el analista sólo podrá optimizarlo.

5. Diseño: el analista diseña el nuevo sistema.

a) Diseño global: en el determina la salida, los archivos, las entradas del sistema, hace un cálculo de costos y enumera los procedimientos. El diseño global debe ser presentado para su aprobación, aprobado el diseño global pasamos al siguiente paso.

b) Diseño detallado: el analista desarrolla en detalle la totalidad de los procedimientos enumerados en el diseño global y formula la estructura de organización la cual se aplicara sobre dichos procedimientos.

6. Implementación: la implementación del sistema diseñado significa llevar a la práctica al mismo, esta puesta en marcha puede hacerse de tres formas.

a) Global.

b) En fases.

c) En paralelo.

7. Seguimiento y control: El analista debe verificar los resultados del sistema implementado y aplicar las acciones correctivas que considere necesarias para ajustar el problema.

EL SISTEMA DE CONTROL
Concepto:
Un sistema de control estudia la conducta del sistema con el fin de regularla de un modo conveniente para su supervivencia. Una de sus características es que sus elementos deben ser lo suficientemente sensitivas y rápidas como para satisfacer los requisitos para cada función del control.



Elementos básicos:



a) Una variable; que es el elemento que se desea controlar.

b) Los mecanismos sensores que son sencillos para medir las variaciones a los cambios de la variable.

c) Los medios motores a través de los cuales se pueden desarrollar las acciones correctivas.

d) Fuente de energía, que entrega la energía necesaria para cualquier tipo de actividad.

e) La retroalimentación que a través de la comunicación del estado de la variable por los sensores, se logra llevar a cabo las acciones correctivas.



Método de control:



Es una alternativa para reducir la cantidad de información recibida por quienes toman decisiones, sin dejar de aumentar su contenido informativo. Las tres formas básicas de implementar el método de control son:

1.- Reporte de variación: esta forma de variación requiere que los datos que representan los hechos reales sean comparados con otros que representan los hechos planeados, con el fin de determinar la diferencia. La variación se controla luego con el valor de control, para determinar si el hecho se debe o no informar. El resultado del procedimiento, es que únicamente se informa a quién toma las decisiones acerca de los eventos o actividades que se apartan de modo significativo que los planes, para que tomen las medidas necesarias.

2.- Decisiones Programadas: otra aplicación de sistema de control implica el desarrollo y la implantación de decisiones programadas. Una parte apreciable de las decisiones de carácter técnico y una parte pequeña de las decisiones tácticas abarcan decisiones repetitivas y rutinarias. Diseñando el sistema de información de manera que ejecute esas decisiones de rutina, el analista proporciona a los administradores más tiempo para dedicarse a otras decisiones menos estructuradas.

Si se procura que el sistema vigile las órdenes pendientes y se programa las decisiones de cuáles pedidos necesitan mayor atención, se logrará un significativo ahorro de tiempo y esfuerzo.

3.- Notificación automática: en este caso, el sistema como tal, no toma decisiones pero como vigila el flujo general de información puede proporcionar datos, cuando sea preciso y en el momento determinado.

Las notificaciones automáticas se hacen en algunos criterios predeterminados, pero solo quienes toman las decisiones deben decir si es necesario o no emprender alguna acción.

El Sistema de Control en las Organizaciones:

El control es uno de los cinco subsistemas corporativos (organización, planificación, coordinación y dirección son los restante) los cuales son muy difíciles de separar con respecto al de control. De ello se desprende todo el proceso administrativo, debe considerarse como un movimiento circular, en el cual todos los subsistemas están ligados intrincadamente, la relación entre la planificación y el control es muy estrecha ya que el directivo fija el objetivo y además normas, ante las cuales se contrastan y evalúan acciones.

Es necesario ver al control para determinar si las asignaciones y las relaciones en la organización están siendo cumplimentadas tal como se las había previsto.


Gráfico del Sistema o Proceso de Control


Este gráfico representa el proceso de control como un sistema cerrado, es decir que posee la característica de la retroalimentación o autorregulación. El movimiento es circular y continuo, produciéndose de la siguiente manera: se parte de la actividad o realidad a la cual debemos medir, con el auxilio o utilización de normas, efectuada la decisión comparamos los resultados de los planes, de esta manera la realidad quedará ajustada para el futuro. Se nota en este punto que no sólo la realidad puede ser ajustada, otras veces son los planes los que necesitan corrección por estar sensiblemente alejado de las actividades.


BIBLIOGRAFIA CONSULTADA

Hermida, Jorge A. Ciencia de la administración. Ediciones Contabilidad Moderna S.A.I.C. Buenos Aires mayo de 1983.

Fotocopias y apuntes facilitados por la cátedra.

Alvarez, Héctor Felipe. Administración, una introducción al estudio de la Administración. Sociedad para Estudios Pedagógicos Argentinos. Córdoba 1987.

Yourdon, Edward. Análisis estructurado moderno. Prentice-Hall Panamericana, S.A. México 1989.

Ramón García-Pelayo y Gross. Pequeño Larousse Ilustrado (diccionario). Ediciones Larousse. Francia 1977.

Estructura de las Organizaciones, carpeta del año 1994 curso 1k8.
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Tomado de: http://www.tuobra.unam.mx/publicadas/010820192601.html

Seman Santa

Hola queridos compañeros: a continuación encontrarán una lectura sobre teoría sistemica, que considero sera muy útil para ustedes, espero participen activamente en este foro y podamos seguir abriendo espacios para temas de tanto interés para nosotros los administradores.... recuerden que tenemos que estar a la vanguardia del conocimiento. Felices vacaciones..... Carmen E.